Uma das queixas que ouço com freqüência de meus clientes de coaching, todos executivos em empresas de porte, é “falta de tempo”.

Eu acho extremamente interessante, como algumas pessoas olham para o tempo da mesma forma como olham para o dinheiro, quando se trata de se lamentar por não ter bastante, porém não quando se trata de se sentir responsável por conseguir mais.

Porém, tempo é diferente de dinheiro, não é um recurso de nível variável. Todos temos a mesma quantidade de tempo, independentemente de sexo, idade, raça, nível intelectual, status, etc.

Muitos, talvez todos, os demais recursos são como dinheiro. De alguns temos pouco. De outros temos muito. E todo tipo

de combinação entre esses dois extremos. Dinheiro, não há como saber qual o limite máximo que cada um pode ter, apesar de algumas pessoas aparentemente dedicarem suas vidas a tentar descobrir.

Tempo é diferente. Tempo é o mais democrático dos recursos.

Com a maturidade e a experiência, eu comecei a relacionar o tempo aos talentos na correspondente parábola bíblica (Mateus 25.14-30).

Todos recebemos a mesma alocação diária de 24 horas a cada novo dia. A diferença está no que cada um resolve fazer com as suas. Como o sábio servo na parábola, alguns são capazes de investí-las e fazê-las frutificar, gerar resultados, multiplicá-las.

Outros simplesmente se preocuparão em não perdê-las, preservá-las ou, como o servo temeroso, enterrá-las para evitar que sejam roubadas. Como este último, aqueles que escolhem enterrar o recurso que lhes foi dado, terão que enfrentar o desgosto do patrão, quando este voltar. Recursos são dados para serem multiplicados, não somente preservados. O patrão espera, ao voltar de viagem, que lhe seja devolvido mais do que deixou ao partir.

Quem enterra seu tempo, quem vive preocupado com não perdê-lo em vez de com fazê-lo frutificar, nunca poderá devolver mais que as 24 horas que recebeu em primeiro lugar, posto que não tenham apodrecido.

Quando meus clientes se queixam de falta de tempo, eu pergunto quem poderia estar roubando de suas alocações diárias. Alguns até se aventuram a responder: “minha família”, “meu chefe”, “a empresa”, etc. Todos, porém, rapidamente percebem quão absurda é a pergunta – por não falar da resposta - quando vêem minha expressão irônica de compreensão e solidariedade.

A dura verdade é que não há nada que nós – ou os outros - possamos fazer para aumentar ou diminuir a quantidade de horas em nosso dia. Falta de tempo é tão irreal quanto sobra de tempo. Pensando nisso, sempre me lembro de um bom amigo meu que costuma dizer, “para o que serve me preocupar com algo que não posso mudar?”.

O que é muito real, porém, é o mau aproveitamento do tempo. Aproveitar é um processo e, como todo processo, pode ser aperfeiçoado.

O que você faz com seu tempo? Você enterra ou você investe?
O que você faz para fazer seu tempo frutificar, se multiplicar?
Quanto tempo você dedica a “fazer mais tempo”?

Para fazer o tempo frutificar precisamos focalizá-lo. Precisamos desenvolver uma idéia clara de nossas prioridades e depois agir em conformidade.

Um dos aspectos positivos de não podermos enfiar tudo o que queremos fazer nas 24 horas que temos por dia, é que sabemos, desde já, que algumas coisas não vão poder ser feitas. Assim é só irmos por eliminação, escolhendo o que não vai ser feito e nos sentindo, no mínimo, neutros quanto à inevitabilidade deste fato.

Quando fazemos o contrário, como comumente fazemos, determinando o que é atendido em primeiro lugar, freqüentemente não nos damos conta – isto é emocionalmente não nos damos conta – de que algumas tarefas (pessoas?) importantes estão sendo empurradas para fora da lista na outra ponta.

Se pensarmos em termos de quem são os clientes de nosso tempo e produzirmos uma lista (sim! estou falando sério), não esquecendo de nos incluirmos nela, toda a questão se torna mais real. Quem está sendo empurrado para fora da prancha?

O atendimento a alguns clientes não pode ser terceirizado, ou se pode, não é desejável. Pense bem! A quem você quer delegar o atendimento a seu cônjuge, a seus amigos, a você mesmo? Alguns são ainda mais críticos, por causa de uma estreita janela de oportunidade (pais, filhos, etc.).

Quanto de seu tempo você dedica a cada um? Você se sente confortável em saber que alguns estão caindo da prancha simplesmente porque está forçando prioridades pela outra ponta?

Parte da ansiedade associada com a falta de tempo percebida, está relacionada com a noção inconsciente de não termos atendido alguns clientes importantes.

Se nos tivéssemos consciência da necessidade de empurrar para fora da prancha alguns clientes, ou parte da atenção que lhes dedicamos, talvez fatiaríamos a pizza de forma diferente.

Planejar o uso do tempo. Alocar nosso tempo de forma mais consciente e mais sábia, nos ajuda a fazer o tempo frutificar. No final do dia, talvez não tenhamos atendido a todos, mas seguramente veremos um melhor resultado para nossos esforços.

Delegar alguns clientes é parte de uma possível solução. Afinal, é melhor delegar que abandonar. Mas delegação, naturalmente requer uma preparação prévia. Isso nos leva à questão de como fazer tempo.

Fazer tempo é como eu denomino olhar de forma criativa nossa estratégia de uso do tempo. É comum meus clientes falarem que não conseguem delegar porque não têm para quem delegar. Naturalmente o que estão dizendo é que não prepararam alguém para isso. Tomar um tempo para desenvolver outras pessoas, subordinados por exemplo, é uma maneira de fazer tempo para o futuro. Avançar de o que os franceses chamam de fase do savoir faire (saber fazer), através da fase de savoir faire faire (saber fazer fazer) até a fase de faire savoir faire (saber fazer saber) é o segredo. Transferir os conhecimentos e as habilidades necessárias para que alguém possa fazer algo para nós e em nosso lugar demora um certo tempo mas libera muito tempo a jusante.

É perfeitamente possível negociar um acordo com um de nossos clientes: “me deixe usar parte do meu tempo pra você, para investí-lo na disponibilização de mais tempo pra você no futuro”.

Outra maneira de fazer tempo é a combinação criativa de atividades. Tem alguma maneira para estar com as crianças e ainda assim fazer algo que gostamos para nós mesmos? Por que não investir um tempo na construção do interesse dos filhos ou do cônjuge em algumas de nossas atividades? Por que não fazer um esforço genuíno para aprender a relaxar e divertir-se com atividades que são de interesse primário de algum outro cliente? É possível encontrar uma maneira para estar com amigos e cônjuge ao mesmo tempo? Pode-se praticar exercício físico junto com alguém com quem quer estar de vez em quando? E assim em diante.

Nossos workshops sobre gestão de Tempo e Delegação, começam sempre levando os participantes a questionarem seus objetivos de longo prazo. Definir claramente o que é realmente importante para si é o primeiro passo na direção de uma melhor alocação de sua reserva diária de 24 horas. Saber o que queremos para nós no futuro e saber que estamos otimizando nosso tempo em função destes objetivos, nos traz grande serenidade e alivia a ansiedade para com o futuro.

Uma grande fonte de desperdício de tempo é a tendência do ser humano de lutar contra o presente simplesmente por acharmos que não é como gostaríamos que fosse.

Lutar contra o presente equivale a duelar com moinhos a vento. Precisamos aprender a aceitar o presente assim como ele é, pararmos de lutar contra a maneira como as coisas são aqui agora, para focalizar nossos esforços em tentarmos construir o futuro desejado, pois sobre o futuro temos total influência.

Em última análise, se realizarmos a futilidade de nos queixarmos de falta de tempo e tomarmos uma atitude pró-ativa para a otimização do tempo que temos, com plena consciência de nossas possibilidades e limites, eu acredito que poderemos ser mais “humanos”.

Em síntese, é uma questão de podermos olhar para trás e dizer “fiz meu melhor” em vez de “fiz meu máximo”.